29/01/2014 Referat Brugermøde

Brugermøde onsdag 29. januar 2014

Fremmødte:
Brian Dohn, Fodbold
Lone Andersen, Gymnastik
Heidi Madsen, Gymnastik
Elin Madsen, KKIK FU
Kenneth Nedergaard, Floorball
Claus Madsen, Halinspektør
Leif Sloth, Jethallen
Søren Mikkelsen, Jethallen
Allan Rosgaard, Jethallen/Håndbold

Afbud:
Lars-Ole Kopp, Jethallen
Annette Kopp, Jethallen

Næstformand for Jethallens bestyrelse bød velkommen til de fremmødte, Fodbold havde lidt travlt, hvorfor de fik lov til at ligge ud.

Fodbold: Tidsrummet for den automatiske dørlås ved indgangen ved KKIKs klublokale ønskes ændret. Der udtryktes bekymring for, hvorvidt gæsterne i Jethallen ville falde tilbage i den gamle vane med indgang ved MultiSalen, istedet for at bruge hovedindgangen, men endte med at halinspektøren snarest ændrer automatikken, således døren vil være ulåst i tidsrummet 16-22 på hverdage.
Sidedøren ved omklædsrummet; her er det øjensynligt brugt at ligge en sten i klemme, eftersom døren ellers smækker. Halinspektøren sørger for en vrider og og smæklås med nøgle for "smæk til/fra". Nøgleliste opdateres, og nye folk skal instrueres efterfølgende i brandinstruks ved nøgleudlevering.
Fodbold vil gerne låne Jethallens havetraktor m/ tilbehør til den kommende sommersæson. De får opstillet en bane på grønsværen, hvorfor de selv skal sørge for græsslåning på området. Jethallen vender tilbage med svar senest ultimo april 2014.

Floorball: Forespørgsel om mere lys på P-pladsen ifm projekt "udendørsareal ved Jethallen". Floorball ønsker deres bander opbevaret i rekvisitrummet, istedetfor rummet med stole og borde. Halinspektøren aftaler nærmere med Floorball og får ombytning sat i værk.
Der spørges om generelle regler omkring brug af cafeteria ifm levnedsmiddel. Her er det op til den enkelte lejer at overholde gældende regler.

Gymnastik: Der er et problem omkring besøgende iført udendørssko. Reglen omkring ikke tilladt færden på halgulvene i udendørssko bliver ikke overholdt. Halinspektøren er bekendt med problemet. Gymnastik ked af at skulle agere "politi" overfor andre besøgende.
Der spørges på et skab til mindre redskaber, hvilket kan aftales nærmere mellem Jethallens bestyrelse og gymnatisk bestyrelsen. Gymnastik foreslår brug af plastfutter, som man kender fra bl.a. børnehaven. Jethallen vender tilbage med svar snarest. Gymnastik vil gerne reserve hallen d. 14 marts 2014 fra kl 1900 - ?, da de muligvis skal afholde afslutningsfest i klublokalet.

Halinspektøren: Aftalen omkring de nøgleansvarlige personer fungerer ikke. Folk kommer stadig rendende på kryds og tværs, istedetfor at gå til de for den enkelte afdeling/bestyrelse udvalgte nøgleansvarlige person. Ligeledes er der et problem omkring den ansvarshavende person, som skal være til stede i Jethallen, når der er aktivitet i hallen. Halinspektøren foreslår, at de respektive afdelinger/bestyrelser udpeger er person, der er ansvarlig for, at der til en hver tid er en ansvarshavende til stede i Jethallen ved aktivitet. Den ansvarshavende skal være instrueret i brandforholdene og have underskrevet formularen ved udlevering af nøgle. Nøglelisten bedes opdateret for de enkelte afdelinger/bestyrelser, og videregivet til halinspektøren.
Gymnastik foreslår evt spærring af nøglebrikker i sommerperioden. Der skal tages stilling til, hvorvidt man vil indføre depositum på nøglebrikkerne, ikke grundet prisen på den enkelte brik, men for at fremme opdatering af nøglelisterne. Efterfølgende bedes aftalen omkring de nøgleansvarlige personer overholdt.
Ved reservering af Jethallens faciliteter skal AL reservation foregå via halinspektøren, som så efterfølgende vil ligge den enkelte booking ind i Conventus. Undtaget fra denne regel er pt. KKIK's klublokale og tilhørende mødelokaler.
Glas og bestik - service generelt - SKAL aftørres efter udlejning. Noget af servicen er tilsyneladende i så dårlig stand, at rengøring er nærmest umuligt. Halinspektøren skal informeres omkring dette, således evt beskadiget service kan frasorteres.
Halinspektøren vil gerne snarest have information omkring diverse planlagte forårs- og sommeraktiviter.

FU: Foreslår en person til jævnlig gennemgang af service og køkken, netop ifm rengøring og evt beskadiget service, samt eftersyn/rengøring af kaffemaskine og kaffekander. Der efterlyses klare procedurer for brugen af køkkenet.

Evt: En livlig snak omkring Jethallens efterhånden manglende lagerkapacitet. Diverse forslag og ideer til anvendelsesmulighederne for cafeteriaet.
Ansøgningsskema for tildeling af haltider ønskes udleveret til afdelingerne/bestyrelserne senest 15. maj 2014.

Næste brugermøde fastsat til mandag d. 24. marts 2014 kl 19:00. Halinspektøren sørger for en opdateret nøgleliste til hver afdeling, således denne kan gennemgås på mødet d. 24/3.

Den ellers planlagte efterfølgende Floorball kamp blev aflyst grundet manglende fremmøde; heldigvis nåede kagen at komme frem i mødets sidste sekunder.

Ref. AR

[AR]